​​

1. Privacy

Wij beseffen dat uw privacy belangrijk is. We willen onze (potentiële) cliënten, leveranciers, partners en tegenpartijen zoveel mogelijk informeren, hun privacy respecteren en controle geven over wat er met hun gegevens gebeurt. In dit document vindt u ons beleid i.v.m. het verzamelen, opslaan, gebruiken, communiceren en openbaar maken van persoonsgegevens. U vindt in aparte documenten op onze website ook onze cookiepolicy en de gebruiksvoorwaarden van onze website. We nodigen u dan ook uit deze informatie aandachtig te lezen. 

​

2. Toepassingsgebied

Het privacybeleid dat is uiteengezet in dit document (hierna de “Privacyverklaring”) is van toepassing op elk bezoek aan en gebruik van de website (www.sofielerut.be) alsook op alle relaties (en de gegevensuitwisseling die eventueel hiermee gepaard gaat) tussen Sofie Lerut BV (en elke advocaat verbonden aan het kantoor Sofie Lerut BV) en haar (potentiële) cliënten, leveranciers, partners en/of tegenpartijen en andere personen zoals degenen die zijn opgelijst in artikel 5.3 hieronder. 

​

3. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke is Sofie Lerut BV, een besloten vennootschap (afgekort BV) met als maatschappelijke zetel: Radijzenstraat 3, 8500 Kortrijk. Hierna ook “wij” of “ons kantoor”. Onze contactgegevens:

 

RPR Gent, Afdeling Kortrijk

KBO ondernemingsnummer 1032.018.236

BTW BE1032.018.236

 

Tel.: +32 (0)474 98 17 03

e-mail: sofie@lerut.be

Website: www.sofielerut.be.

​

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die het mogelijk maken om iemand te identificeren. Dit omvat onder meer, maar niet exclusief, gegevens zoals naam, adres, gebruikersnaam, bedrijfsnaam, e-mailadres en telefoonnummer, maar ook andere informatie zoals IP-adres, informatie over de bedrijfssector, e.d.m.

Welke gegevens wij verzamelen is afhankelijk van de context van uw interactie met ons, de wijze van contactname en de door u verstrekte informatie. Volgende persoonsgegevens kunnen door ons worden verwerkt: gegevens die door u worden meegedeeld bij contactname met ons kantoor (bv. per telefoon, e-mail, post, fax, uitwisselen van business cards, bezoeken van het kantoor) of die worden bekomen via andere weg, bijvoorbeeld via een openbare bron. Dit kan gaan om: 

• identificatie- en contactgegevens zoals naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummers, bedrijfsadres, woonadres, hoedanigheid, functie, rijksregisternummer, 

• financiële gegevens zoals bankgegevens, 

• familiale gegevens zoals gezinssamenstelling en familiale relaties,

• persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geboortedatum, geboorteplaats, gender(identiteit), nationaliteit, 

• professionele gegevens zoals beroep, opleiding, professionele achtergrond, contractuele relaties,

• deelname aan activiteiten, events en opleidingen van ons kantoor of waaraan (advocaten van) ons kantoor hebben meegewerkt,

• strafrechtelijke en gerechtelijke gegevens of andere bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. 

​

5. Voor welke doeleinden en op welke juridische gronden verwerken wij persoonsgegevens?

Deze gegevens worden verzameld met het oog op het leveren van een correcte en kwalitatieve dienstverlening en de goede uitvoering van onze opdracht of overeenkomsten met ons, alsook met het oog op het prospecten-, cliënten- en leveranciersbeheer, algemene en financiële administratie. Ook kan deze informatie gebruikt worden voor marketingdoeleinden, inclusief direct marketing.

Per doeleinde kan de juridische gronden voor het verwerken van deze persoonsgegevens een van de volgende zijn:

• Uw vrije toestemming voor de verwerking. Wanneer de rechtsgrond van de verwerking gebaseerd is op uw vrije toestemming, heeft u te allen tijde het recht om die toestemming in te trekken. Dit kan via een eenvoudig verzoek gericht aan ons kantoor via de contactgegevens die hoger vermeld zijn in deze Privacyverklaring.  

• De uitvoering van een overeenkomst: het verstrekken van aantal van deze persoonsgegevens is een noodzakelijke voorwaarde om contact op te nemen met ons kantoor en eventueel samen te werken. Het verwerken van de gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de met ons gesloten overeenkomsten.

• Het naleven van wettelijke en deontologische verplichtingen: als advocatenkantoor moeten wij verschillende wettelijke verplichtingen naleven waardoor wij verplicht zijn bepaalde persoonsgegevens bij te houden. Dit is o.m. het geval in het kader van de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten.

• Het rechtmatig belang van ons kantoor, onder meer om een correcte dienstverlening te kunnen bieden, met inbegrip van de eventuele noodzaak tot instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.

• Wanneer de persoonsgegevens gebruikt worden voor marketingdoeleinden is de juridische grond ofwel het rechtmatig belang van ons kantoor om publiciteit te voeren t.a.v. bestaande cliënten voor gelijkaardige diensten, ofwel de door u gegeven toestemming voor het ontvangen van marketinginformatie. De mogelijkheid om uit te schrijven zal altijd voorzien worden en dit kan ook eenvoudig gevraagd worden via de contactgegevens van ons kantoor zoals hierboven vermeld. 

​

Wanneer ons kantoor een prevalerend gerechtvaardigd belang heeft, streven wij naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van uw privacy. 

Wij verzamelen en gebruiken uw persoonsgegevens enkel om bovengenoemde doeleinden te realiseren, tenzij we uw ondubbelzinnig en vrije toestemming krijgen om uw persoonsgegevens voor andere doeleinden te gebruiken of tenzij de verwerking noodzakelijk is om een verplichting na te komen, opgelegd door een verordening, een wet, een decreet, een besluit of deontologische voorschriften.

​

5.1. Gegevens van onze cliënten 

Wij verwerken de persoonsgegevens van onze cliënten om onze opdracht en de overeenkomsten met hen te kunnen uitvoeren, voor onze dienstverlening en informatieverstrekking over onze dienstverlening, cliënten- en dossierbeheer, boekhouding en facturatie, voor het organiseren van en uitnodigen naar onze activiteiten, events en opleidingen, voor het versturen van nieuwsbrieven, voor prospectie en voor het naleven van onze wettelijke en deontologische verplichtingen. 

Hiervoor kunnen we gegevens verwerken zoals identificatie- en contactgegevens, bankgegevens, functie, samenstelling gezin, reeds gevolgde opleidingen of bijgewoonde events,… Ingeval de cliënt een rechtspersoon is, kan de verwerking ook betrekking hebben op gegevens van vertegenwoordigers, bestuurders, aandeelhouders en familieleden, uiteindelijke begunstigden en contactpersonen van de cliënt.

Deze gegevens worden naargelang het geval verwerkt op grond van de vrije toestemming van de cliënt, op grond van de voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst, op grond van het vervullen van wettelijke of deontologische verplichtingen dan wel op grond van het gerechtvaardigde belang van ons kantoor om zijn diensten te kunnen aanbieden en uitvoeren. Het is steeds mogelijk zich te verzetten tegen het gebruik van gegevens met het oog op direct marketing (zie verder).

​

5.2 Gegevens van leveranciers en onderaannemers

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor de voorbereiding en uitvoering van onze contracten met leveranciers en onderaannemers, voor de boekhouding en facturatie en voor het informeren over onze activiteiten.

Hiervoor kunnen we gegevens verwerken zoals identiteits- en contactgegevens en bankgegevens. Deze gegevens worden naar gelang het geval verwerkt op grond van de vrije toestemming van de betrokkene, op grond van de uitvoering van de overeenkomst, op grond van het vervullen van wettelijke verplichtingen van ons kantoor of op grond van het gerechtvaardigde belang van ons kantoor om zijn diensten te kunnen aanbieden en uitvoeren.

​

5.3 Andere gegevens

Ons kantoor verwerkt daarnaast ook gegevens van contacten binnen de sector, advocaten, deskundigen, gerechtsdeurwaarders, notarissen, bedrijfsrevisoren, adviseurs, accountants, boekhouders, landmeters, experten, tegenpartijen, mogelijke nieuwe cliënten, etc. om zijn diensten optimaal te kunnen blijven verzekeren.

Hiervoor kunnen we onder meer gegevens verwerken zoals identiteits- en contactgegevens en deelname aan onze evenementen, opleidingen e.d.m.  Deze gegevens worden, naargelang het geval, verwerkt op grond van de vrije toestemming van de betrokkene, op grond van de uitvoering van een overeenkomst, op grond van het vervullen van wettelijke verplichtingen, of op grond van het gerechtvaardigde belang van ons kantoor om zijn diensten te kunnen aanbieden en uitvoeren. 

​

5.4 Gevoelige persoonsgegevens

Ons kantoor verwerkt uitsluitend gevoelige persoonsgegevens wanneer de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de verwerking voor een specifiek doel, dan wel wanneer dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of in zoverre de verdediging van de belangen van onze cliënten dit vereist.

​

6. Hoe lang houdt ons kantoor uw gegevens bij?

Wij houden uw gegevens niet langer bij dan nodig voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld, tenzij wanneer een langere bewaartermijn vereist of gerechtvaardigd is op basis van de toepasselijke wetgeving (bijvoorbeeld door naleving van een verjarings- of vervaltermijn voorzien in de wet). Uw gegevens worden in elk geval, voor zover in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en deontologische regels, gewist:

•  op uw verzoek;

• bij gewijzigde omstandigheden waardoor de activiteiten van ons kantoor niet langer relevant zijn voor u.

​

7. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

De verwerkte persoonsgegevens kunnen door ons kantoor enkel worden meegedeeld aan volgende ontvangers: 

• De advocaten en medewerkers verbonden aan ons kantoor, 

• De betrokkene zelf, 

• Verwerkers waarop ons kantoor beroep doet met het oog op specifieke opdrachten (bijvoorbeeld IT-dienstverleners, boekhouder, accountant, fiscalist). Deze verwerkers handelen uitsluitend in opdracht van Sofie Lerut BV en zij kunnen de gegevens uitsluitend gebruiken in het kader van de specifieke opdracht die zij hebben gekregen van ons kantoor. Ons kantoor heeft een schriftelijke overeenkomst met de verwerker en de verwerker staat via technische en organisatorische maatregelen in voor de kwaliteit van de gegevensverwerking in overeenstemming met de verplichtingen opgelegd door de relevante privacy-wetgeving.

• Andere derden, bijvoorbeeld tegenpartijen, rechtbank, deskundigen, … voor zover noodzakelijk voor de uitoefening van onze opdracht. 

Naast het bovenstaande worden persoonsgegevens niet aan andere partijen verstrekt, behalve wanneer dit noodzakelijk zou zijn op grond van de wet, de deontologie of in het kader van een gerechtelijke procedure, of ter vrijwaring en verdediging van onze rechten. 

 

8. Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door uw browser worden geplaatst. Ze bevatten informatie zoals bijvoorbeeld de taalvoorkeur van de bezoeker, zodat hij die informatie niet opnieuw moet ingeven bij een volgend bezoek aan dezelfde website. Sommige cookies zorgen ervoor dat een website grafisch juist verschijnt of dat een website-applicatie correct werkt. Als u cookies wenst te blokkeren, kunt u dat via uw browserinstellingen doen. Hou er dan wel rekening mee dat bepaalde grafische elementen misschien niet mooi zullen verschijnen, of dat u bepaalde applicaties niet zult kunnen gebruiken als u cookies volledig uitschakelt.

Sofie Lerut BV gebruikt enkel:

• Essentiële cookies: zij zijn noodzakelijk om de website correct te laten werken (bv. om een gelijke belasting van de website te verzekeren waardoor de website toegankelijk blijft); 

• Functionele cookies: zij vergemakkelijken en personaliseren uw websitebezoek en uw gebruikservaring.

​

9. Links naar andere websites en sociale media

De website van ons kantoor kan referenties naar andere websites bevatten, die door andere bedrijven of door sociale media worden aangeboden. Ons kantoor is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via andere websites of sociale media. Evenmin is dit privacy- en cookiebeleid op die websites of sociale media van toepassing. Wij nodigen u ook uit de gebruiksvoorwaarden van onze website te lezen, die u terugvindt op www.sofielerut.be.

​

10. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Ons kantoor streeft ernaar om door middel van technische en organisatorische maatregelen uw persoonsgegevens op een afdoend veiligheidsniveau te beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, wijziging, niet-toegestane toegang of kennisgeving per vergissing aan derden, evenals elke andere niet toegestane verwerking van deze gegevens.

In geen geval kan ons kantoor aansprakelijk worden geacht voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit een foutief of onrechtmatig gebruik door een derde van de persoonsgegevens.

 

11. Welke rechten heeft u en tot wie kan u zich richten om uw rechten uit te oefenen?

Als betrokkene heeft u volgende rechten: 

• Recht van inzage: u kan toegang vragen tot uw persoonsgegevens die door ons kantoor worden verwerkt, en na te gaan waarvoor deze worden verwerkt. 

• Recht van aanpassing of rechtzetting van verkeerde gegevens: u kan vragen om onjuiste gegevens te laten verbeteren of onvolledige gegevens te laten vervolledigen.

• Recht op bezwaar wanneer u het niet eens bent met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken. 

• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde en gangbare vorm te verkrijgen en om deze over te dragen aan derden.

• Recht op verwijdering van gegevens: onder bepaalde voorwaarden heeft u het recht om persoonsgegevens te laten verwijderen. Dit verzoek kan worden geweigerd.

• Recht op beperking van de verwerking. 

• Indien de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, heeft u steeds het recht om deze toestemming in te trekken.

• Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden voor direct marketing heeft u steeds het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking.

Deze rechten kunt u in principe kosteloos uitoefenen. De bovenstaande verzoeken kan u per e-mail of per post richten aan ons kantoor, via de contactgegevens die hoger in deze Privacyverklaring vermeld zijn. Om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen kunnen wij uw verzoek niet behandelen zonder een bewijs van uw identiteit (kopie van uw identiteitskaart). 

Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, kunnen wij een redelijke vergoeding aanrekenen voor de administratieve kosten die gepaard gaan met uw verzoek of kunnen wij uw verzoek weigeren. In ieder geval brengen wij u steeds uiterlijk binnen een termijn van één maand op de hoogte van het gevolg dat aan uw verzoek wordt gegeven.

In bepaalde omstandigheden is ons kantoor niet verplicht om uw verzoek in te willigen. Dit kan verband houden met wettelijke of deontologische verplichtingen, redenen van algemeen belang (statistische doeleinden, wetenschappelijk of historisch onderzoek), het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie.

​

12. Klachten

Andere vragen of klachten over onze website of over dit privacy- en cookiebeleid, kan u eveneens per e-mail of per post richten aan ons kantoor, via de contactgegevens die hoger in deze Privacyverklaring vermeld zijn. 

U heeft het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende overheid indien u van mening bent dat ons kantoor de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming niet naleeft.

Dit is de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. De Gegevensbeschermingsautoriteit is per e-mail bereikbaar op contact@apd-gba.be. U kan ook een klachtenformulier indienen via hun website.

​

13. Aanpassingen aan deze tekst

Wij streven er te allen tijde naar om te handelen in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving. Deze tekst kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld naar aanleiding van nieuwe functies op de website die de verwerking van persoonsgegevens vergen of naar aanleiding van marktevoluties of nieuwe verwerkingsactiviteiten. Wij nodigen u dan ook uit steeds de laatste versie van deze tekst te consulteren via onze website.